Son Mühür/ Gökmen Küçüktaşdemir- İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ, kamuda ve özel sektörde iş süreçlerini hızlandıracak yeni bir yerli yazılım geliştirdi.

Dijital Arşiv Yönetim Sistemi adı verilen proje doğrultusunda, tonlarca ağırlıktaki fiziksel evrak güvenli bir dijital altyapıya taşınıyor. Sistem, kurumsal verimliliği artırmanın dışında kağıt israfının da önüne geçmeyi hedefliyor.

İlk test şirket arşivinde yapıldı

Projenin saha performansını ölçmek için ilk uygulama, İzmir İnovasyon ve Teknoloji AŞ’nin kendi fiziksel arşivinde yapıldı. Geçmiş dönemlere ait binlerce sayfalık doküman yüksek hızlı tarama sistemleriyle dijital ortama aktarıldı.

İndeksleme çalışmalarının bitirilmesiyle birlikte, personelin ihtiyaç duyduğu evraklara saniyeler içinde ulaşabileceği bir veri tabanı hayata geçirildi.

Bu adımla birlikte fiziksel belgelerin yıpranma riski azaltıldı aynı zamanda arama ve paylaşım süreçlerindeki zaman kaybı en aza indirildi.

Kağıt tüketimi ve maliyetler azalacak

Geliştirilen sistem, kurum içindeki evrak trafiğini azaltırken çevresel sürdürülebilirliğe de katkı sağlıyor. Evrakların birimler arası transferinde uygulanan fotokopi ve fiziksel gönderim zorunluluğu, yerini güvenli dijital paylaşıma bırakıyor.

Bu uygulamayla kağıt tüketiminin azaltılması, baskı ve lojistik maliyetlerinin düşürülmesi, ilerleyen süreçte ise doğal kaynakların korunması amaçlanıyor.

Belediye iştiraklerinin ardından hedef kamu kurumları

Yazılım, İzmir Büyükşehir Belediyesi çatısı altındaki iştirak şirketlerinde kademeli olarak devreye alınmaya başlandı.

İştiraklerin sonrasında sistemin en yoğun evrak trafiğine sahip olan belediye hukuk biriminde uygulanacağını belirtildi.

Projenin ilerleyen sürecinde ise ortak bir dijital arşiv altyapısı kurularak; diğer belediyeler, üniversiteler, sağlık kuruluşları ve büyük ölçekli özel şirketlerin de bu sistemden yararlanması hedefleniyor.

OCR teknolojisiyle akıllı tarama

Dijital Arşiv Yönetim Sistemi, standart bir görsel tarama hizmetinin dışında akıllı teknolojiler de sunuyor. Sistemde bulunan OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi sayesinde, taranan kağıtlardaki yazılı metinler okunabilir dijital verilere dönüştürülüyor.

Kullanıcılar; belge türü, tarih, sicil numarası ya da anahtar kelimeler üzerinden arama yaparak ilgili evraka anında ulaşabiliyor.

Ayrıca sisteme dahil edilen QR kod ve barkod destekli takip mekanizması, bir belgenin teslim alınma anından dijitalleşme sürecine kadar olan tüm aşamalarının anlık olarak izlenmesine imkan sağlıyor. Yazılımın mevcut Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) ile uyumlu çalışabilecek şekilde tasarlandığı bildirildi.