Microsoft, Outlook’ta e-posta yönetimini kolaylaştıracak yeni bir özellik üzerinde çalışıyor. Şirketin Microsoft 365 Yol Haritası’na eklenen yeni geliştirmeye göre Outlook otomatik yanıt sistemi, belirli kurallara göre farklı e-postalara farklı cevaplar verebilecek. Böylece kullanıcılar aynı yanıtı tekrar tekrar yazmak yerine önceden hazırlanan şablonları belirledikleri koşullara göre otomatik olarak gönderebilecek.

Otomatik Yanıtlar Belirlenen Kurallara Göre Çalışacak

Mevcut Outlook deneyiminde “Ofis dışında” (Out of Office) otomatik yanıtları belirlenen tarih aralığında gelen tüm e-postalara aynı mesajı gönderiyor. Microsoft’un geliştirdiği yeni sistem ise bu yaklaşımı daha esnek hâle getirmeyi amaçlıyor. Microsoft 365 Yol Haritası’nda yer alan bilgilere göre kullanıcılar, daha önce hazırladıkları bir e-posta şablonunu belirli kurallarla ilişkilendirebilecek. Tanımlanan koşullar gerçekleştiğinde Outlook ilgili şablonu otomatik olarak gönderecek. Böylece aynı içerikli yanıtların manuel olarak hazırlanmasına gerek kalmayacak.

Yeni sistem sayesinde otomatik yanıtlar yalnızca tarih aralığına bağlı kalmayacak. Kullanıcılar, belirli bir kişiden gelen e-postalar için farklı bir şablon oluşturabilecekleri gibi konu satırında belirli kelimelerin geçtiği iletilere de farklı otomatik cevaplar tanımlayabilecek. Bu yaklaşım özellikle müşteri destek ekipleri, satış departmanları ve yoğun e-posta trafiği yöneten kullanıcılar için zaman kazandırabilir. Aynı zamanda kurumların daha tutarlı iletişim kurmasına yardımcı olması bekleniyor. Microsoft, yol haritasındaki açıklamasında kullanıcıların yalnızca koşulları belirleyip ilgili şablonu seçmesinin yeterli olacağını, geri kalan sürecin Outlook tarafından otomatik olarak yönetileceğini ifade ediyor.

Paylaşılan bilgilerde yeni özelliğin yapay zekâ desteğiyle çalışıp çalışmayacağına ilişkin ayrıntı bulunmuyor. Ancak sistemin kural tabanlı olarak tasarlanması, anahtar kelimeler, belirli gönderenler veya e-posta alan adları gibi ölçütlerin kullanılabileceğine işaret ediyor. Şimdilik yalnızca Outlook Web sürümü için geliştirildiği belirtilen özelliğin ilerleyen dönemde Android ve iOS uygulamalarına da sunulup sunulmayacağı ise henüz açıklanmadı.

Microsoft, geliştirmeyi Microsoft 365 Yol Haritası’nda “geliştirme aşamasında” olarak listeliyor. Şirketin paylaştığı takvime göre küresel dağıtımın eylül ayında başlaması planlanıyor. Son dönemde Outlook’a gelen “Tüm Hesaplar” görünümü, iOS kişi entegrasyonu ve Copilot iyileştirmelerinin ardından yeni otomatik yanıt sistemi de e-posta yönetimini daha verimli hâle getirmeyi hedefleyen güncellemeler arasına katılıyor.